Pravidla zpracování osobních údajů obchodních partnerů

SECURITAS ČR s.r.o. (dále také jen jako SECURITAS) zpracovává některé osobní údaje svých klientů a dodavatelů, souhrnně „obchodních partnerů“, nebo jejich zaměstnanců. Cílem tohoto dokumentu je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout a kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme.

SECURITAS jako správce osobních údajů se při zpracování osobních údajů svých obchodních partnerů řídí níže popsanými pravidly zpracování osobních údajů a postupuje v souladu s platnými právními předpisy [zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a obecným nařízením o ochraně osobních údajů – nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 (dále také jen jako GDPR)].

Osobními údaji jsou zejména:

• identifikační a popisné údaje - osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci osoby (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo průkazu totožnosti - občanského průkazu, číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu, podpis, fotografie, obrazový záznam z kamerového systému);
• kontaktní údaje – osobní údaje umožňující kontakt s osobou (zejména kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa
  a jiné obdobné informace);
• údaje zpracovávané v souvislosti s využíváním služeb a získáváním jiného plnění od SECURITAS a údaje zpracovávané v souvislosti s poskytováním služeb a jiného plnění ve prospěch SECURITAS (např. údaje týkající komunikace mezi SECURITAS a obchodními partnery, záznamy telefonních hovorů, adresa střeženého objektu, číslo bankovního účtu).

SECURITAS zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů pro některé účely zpracování bez speciálního souhlasu svých obchodních partnerů, pro některé účely zpracování se zvlášť uděleným souhlasem obchodních partnerů.

S ohledem na smluvní charakter vztahů mezi SECURITAS a obchodním partnerem je poskytnutí osobních údajů zcela dobrovolné. SECURITAS by ale nemohl s obchodním partnerem uzavřít smlouvu a plnit povinnosti z této smlouvy plynoucí, pokud by mu nebyly poskytnuty osobní údaje nezbytné pro uzavření smlouvy a poskytování nebo odebírání služeb.

SECURITAS bez souhlasu obchodního partnera zpracovává osobní údaje k následujícím účelům:

• pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (zejména příprava návrhu smlouvy);
• pro ochranu práv a právem chráněných zájmů svých a klienta, především pro ochranu majetku svého a klienta
  a vyhodnocování možných rizik.

SECURITAS se souhlasem klienta zpracovává osobní údaje k dalším účelům, ke kterým dal obchodní partner souhlas (např. marketingové účely).

SECURITAS osobní údaje obchodních partnerů získává přímo od obchodních partnerů při jednání o uzavření smlouvy a jejím následném plnění, případně z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík apod.).

SECURITAS prohlašuje, že osobní údaje, které zpracovává, jsou pod stálou kontrolou a SECURITAS disponuje moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji klientů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. V případě, že jsou osobní údaje předávány dalším subjektům (vč. předávání do zahraničí), SECURITAS se zpracovateli dat uzavřel příslušnou smlouvu, kterou tyto subjekty garantují dodržování povinností vztahujících se ke zpracování osobních údajů dle českého právního řádu.

SECURITAS osobní údaje klientů předává následujícím subjektům:

• státním orgánům, resp. dalším subjektům v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy - jde zejména o finanční úřady, další orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, exekutory, notáře - soudní komisaře, insolvenční správce, banky, pojišťovny apod.;
• dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu práv SECURITAS, např. pojišťovnám při uplatnění pojistného nároku, soudům, soudním exekutorům apod.;
• subdodavatelům podílejícím se na poskytování bezpečnostních služeb;
• specializovaným externím subjektům (zpracovatelům), které pro SECURITAS provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů – jde zejména o poskytovatele IT služeb;
• se souhlasem obchodního partnera nebo na jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům.

Všechny osobní údaje, které SECURITAS zpracovává, jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění stanoveného účelu. Informaci o tom, jaké osobní údaje o obchodním partnerovi SECURITAS zpracovává, poskytne SECURITAS obchodnímu partnerovi na jeho žádost bez zbytečného odkladu a předá ji obchodními partnerovi osobně, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob předání. Za nedůvodnou a nepřiměřenou žádost má SECURITAS právo požadovat poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. Obchodní partner má právo na přístup k jeho osobním údajům, má právo na jejich opravu nebo výmaz. Dále má obchodní partner právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, má právo na přenositelnost jeho osobních údajů. Obchodní partner může vznést námitku proti zpracování. Podrobnosti stanoví platné právní předpisy.

SECURITAS bez souhlasu obchodních partnerů nezpracovává jejich osobní údaje za účelem jejich profilování.

Se svými podněty se může obchodní partner obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo správce osobních údajů SECURITAS.

Kontaktní údaje

Správce osobních údajů	Pověřenec pro ochranu osobních údajů
SECURITAS ČR s.r.o., se sídlem Kateřinská 466/40,120 00 Praha 2  Telefon: +420 284 018 372; E-mail: management@securitas.cz	E-mail: DPO@securitas.cz

Se svými podněty se může obchodní partner obrátit i přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

 

Rules for processing of personal data of business partners and their employees

SECURITAS ČR s.r.o. (hereinafter SECURITAS) processes certain personal data of its clients and suppliers or their employees, together like “business partners”. The objective of this document is to inform what personal data are collected by us, how they are dealt with, what sources we obtain them from, what purpose they are used for, who we are allowed to provide them to and where you can obtain the information on your personal data processed by us.

SECURITAS as a controller of personal data follows the below-described rules for the processing of personal data of its business partners and proceeds pursuant to the applicable law [Act No. 110/2019 Coll., on personal data processing, as well as the general regulation on personal data protection – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and the Council (hereinafter the GDPR)].

Personal data shall be particularly understood as:

• identification and descriptive data - personal details used for clear, explicit and noninterchangeable identification of a person (name, surname, title, birth number, if assigned, date of birth, permanent residence, identity card number, passport number or other similar document, signature, photograph, camera surveillance system image recording);
• contact details - personal data which enable contact with a person (particularly contact address, telephone number, e-mail address and other similar information);
• data processed in connection with the use of services and the receipt of other benefits from SECURITAS and data processed in connection with the provision of services and other benefits to SECURITAS (e.g., data relating to communication between SECURITAS and business partners, telephone call recordings, address of protected object, bank account numbers).

For certain purposes SECURITAS processes the personal data of its business partners without the special consent of its business partners and for certain purposes SECURITAS processes the personal data upon the specific consent of the business partners.

Provision of personal data is entirely voluntary based on the contractual character of relations between SECURITAS and the business partner. However, SECURITAS would not be able to enter into an agreement with the business partner and perform the obligations arising from such an agreement without personal data necessary for conclusion of the agreement and providing services being submitted to SECURITAS.

SECURITAS processes personal data without the business partner’s consent for the following purposes:

• performance of the agreement the data subject is a party to, or in order to take measures adopted prior to the execution of the agreement at the request of the specific data subject (particularly the preparation of a draft agreement);
• to protect SECURITAS and the business partner’s rights and interests protected by law, particularly to protect the property of SECURITAS and the business partner, and to assess potential risks.

Upon the consent of the business partner, SECURITAS processes personal data for other purposes approved by the business partner (e.g., marketing purposes).

SECURITAS obtains business partners’ personal details directly from business partners at negotiations on entering into an agreement and its subsequent fulfilment, or from publicly accessible registers, lists and records (the Commercial Register, Trade Register, Insolvency Register, etc.).

SECURITAS declares that the personal data it processes are kept under continuous supervision and SECURITAS has modern inspection, technical and security mechanisms to protect processed data from unauthorised access or transfer, their loss, damage or other possible misuse. All persons who have access to business partners’ personal data while performing their work or contract-based obligations are bound by obligations of confidentiality, either upon legal regulations or a contract. Provided personal data are transferred to further entities (including international transfer), SECURITAS should enter into a specific agreement with data processors by which such entities guarantee they will comply with the obligations related to the processing of personal data subject to Czech legal regulations.

SECURITAS transfers business partners’ personal data to the following entities:

• public authorities, and/or other entities to comply with legal obligations specified by special regulations - particularly financial authorities, other public administration authorities, courts, criminal prosecution authorities, bailiffs, notaries - court commissioners, insolvency trustees, banks, insurance companies, etc.;
• other entities as long as it is necessary for the protection of SECURITAS’ rights, e.g., insurance companies to assert an insurance claim, courts, court executors, etc.;
• subcontractors involved in the provision of security services;
• specialized external entities (processors) which process personal data for SECURITAS upon a specific agreement on the processing of personal data – particularly IT service providers;
• personal data can be provided to other entities as well upon the business partner’s consent or its instruction.

All personal data processed by SECURITAS shall be processed for the time necessary to comply with the purpose identified. SECURITAS shall provide information on what personal data of the business partner are processed by SECURITAS to the business partner upon its request without delay and it shall submit it to the business partner personally, unless a different delivery is explicitly agreed. In case of an unsubstantiated or inappropriate request, SECURITAS has the right to request a fee to cover any administrative costs associated with the provision of the required information. Business partners shall be authorised to access, correct or erase their personal data. They are also authorised to limit the processing and transferability of their personal data. Business partners can raise objections against the processing. Details are specified in the applicable law.

Without the business partner’s approval, SECURITAS will not process its personal data to profile it.

Business partners can contact the data protection officer of SECURITAS or the personal data controller with suggestions.

Contact details

Personal data controller	Data Protection Officer
SECURITAS ČR s.r.o., with its registered office at Kateřinská 466/40,120 00 Praha 2  Telephone: +420 284 018 372; E-mail: management@securitas.cz	E-mail: DPO@securitas.cz

Business partners can directly contact the Office for Personal Data Protection with their suggestions (www.uoou.cz).