Pravidla zpracování osobních údajů zaměstnanců

1 O pravidlech zpracování osobních údajů

Ve společnosti Securitas (dále také “my”) respektujeme Vaši integritu. Tato Pravidla zpracování osobních údajů pro zaměstnance (dále také “Pravidla”) popisují, jak shromažďujeme a zpracováváme Vaše osobní údaje (dále také “OÚ“) během a po Vašem pracovním vztahu s jednou z příslušných entit Securitas.

Tato Pravidla se vztahují na všechny zaměstnance bez ohledu na typ pracovněprávního vztahu, zaměstnancem se rozumí také uchazeč o zaměstnání u Securitas, který Securitas poskytl své OÚ. Pokud by zaměstnanec své OÚ Securitas neposkytl, nebyl by Securitas schopný se zaměstnancem uzavřít pracovněprávní vztah.

Vzhledem k tomu, že některé zpracování dat v Securitas zahrnuje monitorovací aktivity, včetně kamerových systémů a monitorování aktivit a zařízení koncových uživatelů na pracovišti (např. pracovní telefon nebo počítač), je důležité, abyste se seznámili s těmito Pravidly spolu s případnými dalšími souvisejícími dokumenty, jako jsou další pravidla o zpracování OÚ, pracovní předpisy, interní zásady a kodexy, které jsou Vám poskytovány při konkrétních příležitostech, aby bylo zajištěno, že rozumíte rozsahu a způsobu zpracování OÚ.

Dodatečné informace o zpracování OÚ zaměstnanců obsahuji tyto dokumenty:

1) Pravidla zpracování OÚ ve služebních motorových vozidlech jsou dostupné na webu www.securitas.cz/auto

2) Pravidla zpracování OÚ v platformě Workplace jsou dostupné na webu https://www.securitas.cz/o-securitas/ochrana-osobnich-udaju/zasady-ochrany-osobnich-udaju-na-platforme-workplace/

2 Kontaktní údaje a odpovědnost za zpracování osobních údajů

2.1 Správce osobních údajů

Společnost Securitas odpovědná za zpracování Vašich OÚ je ta společnost ze skupiny Securitas uvedená ve Vaší pracovní smlouvě nebo smlouvě o poskytování služeb a tato společnost je správcem Vašich OÚ. To obecně znamená, že tento subjekt jako Váš zaměstnavatel je odpovědný za zajištění toho, aby zpracování bylo v souladu s platnými zákony ve vztahu k OÚ.

Pro Českou republiku je správcem následující společnost: SECURITAS ČR s.r.o.

V případě jakýchkoli dotazů nás neváhejte kontaktovat na www.securitas.cz/kontakty, kde lze najít také kontakt na Pověřence pro ochranu OÚ.

S ohledem na zpracování OÚ v rámci řízení, vnitřní správy a společných postupů skupiny Securitas prostřednictvím centralizovaných systémů, jsme my a příslušný subjekt ze skupiny Securitas (i) společně odpovědní jako společní správci OÚ nebo (ii) můžeme jednat jako správci OÚ, nebo (iii) jako správce a zpracovatel OÚ v závislosti na kontextu.

Pokud je za zpracování OÚ odpovědný jiný subjekt ze skupiny Securitas, budete o tom informováni dříve, než ke zpracování dojde. Bude-li to vhodné, poskytneme Vám včas příslušná pravidla zpracování OÚ, která pokryjí veškeré další činnosti zpracování OÚ, které nejsou uvedeny v těchto Pravidlech.

2.2 Společní správci

Společné procesy ve skupině Securitas se mohou týkat provozu a používání společně používaných systémů, databází, platforem a IT infrastruktury. S ohledem na společné procesy my a příslušné subjekty ze skupiny Securitas společně určujeme účely a prostředky zpracování OÚ. Abychom zajistili ochranu Vašich OÚ, máme společné ujednání – Dohodu o ochraně OÚ v rámci skupiny Securitas. Tato Pravidla odráží podstatu naší společné dohody. Pokud si přejete znát další informace o dohodě, neváhejte nás kontaktovat.

Níže jsou uvedeny příklady, kdy příslušný subjekt ze skupiny Securitas vystupuje jako společný správce s jinými subjekty, včetně subjektů ze skupiny Securitas.

2.2.1 Securitas Intelligent Services AB

SECURITAS ČR s.r.o., se kterým máte pracovní poměr, společně se Securitas Intelligent Services AB, se sídlem ve Švédsku, reg.č. 556655-4670 (dále také “SIS AB”) jsou společně odpovědní (společní správci) za zpracování OÚ pro služby ke spolupráci, služby digitální a kybernetické bezpečnosti, služby pro koncové uživatele a e-learning systém. To znamená, že za zpracování OÚ v tomto rozsahu je společně odpovědný (společní správci) příslušný místní subjekt Securitas, se kterým mate pracovní poměr, spolu se SIS AB. Pro řádné poskytování služeb využívá SIS AB řadu subdodavatelů. Další detailní informace jsou k dispozici na vyžádání.

3 Jakým způsobem o Vás získáváme informace

Obecně o Vás shromažďujeme OÚ získané přímo od Vás. Můžeme také shromažďovat OÚ na základě Vašeho pracovního výkonu a používání našich prostor, IT systémů a infrastruktury. Někdy shromažďujeme informace od třetích stran, v závislosti na situaci a pouze v případě, že k tomu existuje právní základ, včetně:

• Jakékoliv informace o prověření spolehlivosti v mezích zákonů, např. předchozí zaměstnavatelé, úvěrové agentury nebo jiné agentury prověřující spolehlivost,
• kamerové záznamy od našich pronajímatelů nebo pořízené pomocí našich vlastních kamerových systémů,
• od poskytovatelů zdravotní péče (např. hlášení nepřítomnosti z důvodu nemoci prostřednictvím e-neschopenky),
• od poskytovatelů zaměstnaneckých výhod,
• od správních úřadů, soudů, soudních exekutorů nebo jiných orgánů, které mohou v souladu se zákony vyžadovat od Securitas určité úkony, které se Vás týkají,
• od jiných subjektů ze skupiny Securitas, např. když to vyžaduje vaše pracovní zařazení, reporting nebo hodnocení výkonu.

4 Kategorie osobních údajů

Zpracovávají se o Vás následující informace, nicméně přesný rozsah OÚ, které o Vás zpracováváme, se bude lišit v závislosti na Vaší konkrétní roli, rozsahu pracovních povinností a dalších relevantních okolnostech, jako je používání IT systémů a infrastruktury.

Navíc tam, kde je to relevantní a v rozsahu povoleném platnými zákony, budou OÚ, které shromažďujeme, zahrnovat také zvláštní kategorie údajů (viz příklad v bodě 4.12 níže – jako jsou údaje o trestní minulosti, biometrické údaje, údaje o rasovém nebo etnickém původu, náboženství/náboženském přesvědčení nebo zdravotní údaje). Další informace o tom, jak zpracováváme zvláštní kategorie údajů, naleznete v bodě 4.10.

Obecně můžeme zpracovávat kategorie Vašich OÚ, které jsou definovány níže:

#	Kategorie OÚ	Příklady
4.1	Osobní charakteristiky a identifikátory	Jméno, Příjmení, Fotografie, Datum narození, Číslo řidičského průkazu, Státní příslušnost, Věk, Jména dětí, Státní občanství, Pohlaví, Výška, Hmotnost, Číslo registrační značky vozidla, Rodinný stav, Status vojáka aktivních záloh, Rodné číslo, Číslo občanského průkazu, Číslo cestovního pasu, Podpis, Číslo sociálního pojištění, Videozáznam, Hlasové záznamy
4.2	Kontaktní údaje	Osobní telefonní číslo, Adresa, Osobní email, Kontakt na sociální sítě
4.3	Obchodní kontaktní údaje	Kontaktní údaje, Pracovní emailová adresa, Telefonní číslo, Pracovní pozice, Zaměstnavatel
4.4	Informace o zaměstnání	Údaje související s benefity, Informace o disciplinárním řízení, Informace o žádosti o zaměstnání, Datum ukončení a důvod ukončení pracovního poměru, Kopie dokladů o dosaženém vzdělání, Pracovní zařazení, Typ smlouvy, Čísla firemních kreditních nebo debetních karet, Historie vzdělání a odborné přípravy, Stupeň vzdělání, Nouzové kontaktní údaje, Místo výkonu práce, Výstupní pohovor a připomínky, Hodnocení, Stížnosti a reklamace, Podrobnosti o pochybení, Pracovní doba, Znalost cizích jazyků, Nadřízený manažer, Hodnocení výkonu zaměstnance, Osobní identifikační číslo zaměstnance, Předchozí adresa bydliště, Předchozí pracovní historie, Osvědčení o kvalifikaci, Záznamy o nepřítomnosti, Sledování pracovní doby, Řádná dovolená, Reference a prověrky zaměstnanců, Mzda, Mzdové očekávání, Datum zahájení pracovního poměru, Telematické údaje, Rozvoj zaměstnanců
4.5	Data auditní stopy	Historie síťových interakcí, Uživatelské jméno, IP adresa, Název zařízení, Stáří účtu, Profily, Geolokace, Číslo účtu, Stáří účtu, Cookies, Historie na sociálních sítích, Uživatelské jméno, Historie webových stránek,
4.6	Informace o analýze a zobrazení digitálního obsahu	Informace o uživatelském účtu, Geolokace, IP adresa, Údaje o profilech, Elektronické údaje, Zvukové záznamy, Doba prohlížení, Cookies, Účet sociálních sítí, Obrazové údaje
4.7	Obsah komunikace	Obsah emailů, zpráv nebo jiné komunikace
4.8	Obrazový a zvukový materiál	Videozáznamy, fotografie nebo hlasové záznamy
4.9	Finanční údaje	Údaje o výdajích, Údaje o náhradách, Informace o bankovním účtu, Číslo bankovního účtu, Bankovní výpisy, Bonusy, Podrobnosti o výdajích, Údaje o příjmech domácností, Informace týkající se daně z příjmu, Historie pojistných událostí, Údaje o pojištění, Nákupní tendence, Směrovací číslo, Údaje o rezervacích služebních cest, Historie služebních cest,
4.10	Další zvláštní kategorie osobních údajů	Heslo k účtu, Podrobnosti o šikaně a obtěžování, Trestní minulost, Záznamy v trestním rejstříku, Dopravní přestupky, Biometrické údaje, Profesní členství, Daňové registrační číslo, Členství v odborech, Nároky na odškodnění pracovníků
4.11	Informace o poplachových stavech a vzdáleném monitorování	Údaje poplachového zabezpečovacího systému, Údaje z vysílače poplachového zabezpečovacího systému, Kódy uživatelů, Komunikační heslo, Uživatelské jméno
4.12	Zvláštní kategorie osobních údajů – údaje o zdravotním stavu)	Informace o odvolacích záznamech, Historie žádostí a nároků, Zdravotní postižení, Výsledky testů na alkohol nebo jiné návykové látky, Údaje a informace týkající se zdraví a bezpečnosti, Informace o pojistné smlouvě, Zdravotní historie, Identifikační číslo účastníka, Jedinečný identifikátor účastníka
4.13	Údaje o kreditní kartě	Datum platnosti karty, Jméno držitele, CID (identifikační kód příjemce), Číslo kreditní karty, Historie transakcí, CVC2/CVV kód, Číslo debetní karty
4.14	Analytická data z interního vzdělávacího systému	Stav kurzu, Datum přidělení, Datum dokončení, Datum platnosti, Datum zahájení, Uživatelské jméno, ID programu, Jméno programu, Průběh (%)
4.15	Záznamy o výkonu služby, Hlášení mimořádných událostí a incidentů	Denní hlášení, Zprávy o událostech, Zprávy o incidentech, Záznamy o kontrolní činnosti, Data vedená ve Služebním protokolu
4.16	Provozní informace	Záznamy o auditní činnosti, Pokyny pro bezpečnostní pracovníky, Rozpisy střežení, Údaje o pochůzkách a stanovištích, Informace o povinnostech při plnění úkolů, Údaje o kompenzacích specifických pro úkol, Lokalita výkonu úkolu, Údaje ve směrnicích a procedurách
4.17	Informace o mobilním zařízení	Identifikace na základě jedinečného identifikátoru (např. jméno, MSISDN, IMSI, IMEI, ICCID), Atributy mobilního zařízení, Obsah mobilního zařízení, Poloha mobilního zařízení (aktuální), Poloha mobilního zařízení (historie)
4.18	Evidence návštěvníků	Údaje o příchodu, Údaje o ověření a evidence návštěvníka

 

5 Účel a právní základ zpracování osobních údajů

5.1 Proč zpracováváme Vaše osobní údaje? Účely zpracování

Společnost Securitas zpracovává Vaše OÚ vždy za určitým účelem a zpracováváme pouze relevantní OÚ k dosažení tohoto účelu.

To znamená, že Vaše OÚ budeme používat pouze pro účely, pro které byly původně shromážděny, pokud je nebudeme důvodně potřebovat k jinému slučitelnému účelu a pro další zpracování nebude existovat zákonný důvod.

#	Účely zpracování	Příklady
5.1.1	Plnění Vaší pracovní smlouvy a dalších závazků a výkon Vašich práv související s Vaším pracovním poměrem	Zajištění odměňování, benefity a procesy související se zpracováním mezd. Evidence docházky. Plnění daňových povinností a povinností v oblasti sociálního zabezpečení zaměstnance, Správa důchodového připojištění. Zajištění přímých srážek ze mzdy za členský příspěvek odborové organizaci. Podrobnosti o pracovní době a přesčasech.
5.1.2	Správa, plánování a řízení našich zaměstnanců (tj. řízení zaměstnanců)	Nástup zaměstnanců. Řízení úkolů našich zaměstnanců. Interní analýza a plánování pracovníků. Řízení pracovní doby. Správa dovolených, nemocenských a jiný typů volna. Shromažďování údajů pro přezkoumání a lepší pochopení míry udržení a úbytku zaměstnanců.
5.1.3	Pro další administrativní a řídicí účely, včetně rozvoje podnikání	Plánování pracovních cest. Správa zařízení koncových uživatelů (předání správných nástrojů jako jsou mobilní telefony, vozidla atd.). Obecné řízení a provoz společnosti. Zvýšení kvality výkonu a jeho optimalizace. Firemní a individuální analýzy. Přehled o datech pro účely zlepšování našich obchodních operací, schopností manažerů a zkušeností zaměstnanců. Umožnění převodu, fúze nebo zcizení potenciálnímu kupujícímu, nabyvateli, partnerovi při fúzi nebo prodávajícímu v souvislosti se skutečným nebo potenciálním převodem, fúzí nebo zcizením části nebo celé naší společnosti nebo jejího majetku nebo jakýchkoli souvisejících práv nebo podílů, nebo za účelem získání podniku nebo uzavření fúze s jiným podnikem. Správa prostor a kanceláří (např. přidělování stolů, využití kanceláří).
5.1.4	Pro účely fyzické bezpečnosti našich zaměstnanců a prostor	Zajištění bezpečnosti budov, majetku a informací umístěných a uložených v objektu. Zabráněni neoprávněnému fyzickému přístupu do zabezpečených prostor a v případě potřeby jeho prošetření (např. záznamy o přístupu do prostor a záznam z kamerového systému).
5.1.5	Pro správu podnikových financí, včetně zpracování pro účely pojištění	Rozdělení nákladů, výdajů nebo jiných požadovaných plateb. Pojištění našich prostor, obchodních operací a dalšího majetku.
5.1.6	Pro účely komunikace a spolupráce mezi našimi zaměstnanci a externími stranami	Udržování našeho globálního adresáře zaměstnanců. Udržování platforem pro spolupráci, pro sdílení a výměnu relevantních informací mezi zaměstnanci a externími stranami, je-li to nutné.
5.1.7	Pro účely vzdělávání a rozvoje	Rozvoj vedoucích pracovníků. Poskytování zpětné vazby a hodnocení zaměstnanců. Hodnocení, odměňování a koučování zaměstnanců za jejich výkon. Školení pro interní a externí pracovníky. K rozhodnutí o povýšení nebo jmenování, například k posouzení kvalifikace pro novou funkci nebo rozsah povinností.
5.1.8	Pohoda zaměstnanců	Iniciativy týkající se zdraví. Sledování rovných příležitostí a iniciativ v oblasti rozmanitosti a začleňování. Zlepšení služeb a zázemí pro zaměstnance. Informovat Vás o interních akcích, volnočasových aktivitách a slevách sponzorovaných společností prostřednictvím schválených poskytovatelů třetích stran.
5.1.9	Dodržování našich zákonných a regulačních povinností a zajištění souladu s interními zásadami Securitas, včetně řízení rizik	Ohlašovací povinnosti související s daněmi. Účetní závěrky a další veřejná oznámení vyžadovaná veřejně obchodovanými společnostmi. Povinnost podávat zprávy o udržitelnosti/ESG. Zveřejnění pro účely auditu a výkaznictví. Požadavky na rozmanitost a začlenění. Interní vyšetřování. Požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví, včetně případného zajištění bezbariérového přístupu na pracoviště. Zabránit podvodům a jiné trestné činnosti a neetickému chování. Kontrolní mechanismy, zda nedochází k existujícím nebo potenciálním střetům zájmů. Řízení rizik našich obchodních operací.
5.1.10	Poskytovat Vám naše interní služby IT, které jsou nezbytné pro Vaši pracovní pozici a pracovní povinnosti, včetně centralizovaného přístupu k našim službám IT	Služby pro spolupráci, údržba a související podpora správy aplikací a zařízení pro všechny typy zařízení koncových uživatelů, Vzdělávací iniciativy prostřednictvím online interaktivní platformy, Správa, údržba a podpora aplikací IT, Síťové služby a hosting, včetně cloudových řešení, Správa zabezpečení sítí a informačních systémů, Správa našich IT zdrojů, včetně správy infrastruktury a kontinuity provozu.
5.1.11	Zajištění technické funkčnosti a bezpečnosti našich interních služeb IT	Analýza správy a využívání IT systémů, služby v oblasti digitální a kybernetické bezpečnosti.
5.1.12	Zapojení zákazníků, poskytování služeb zákazníkům	Sdílet Vaše obchodní kontaktní údaje (bod 4.3 výše) s našimi zákazníky a dodavateli pro obchodní účely, pro marketingové účely (např. když se jako náš zaměstnanec účastníte odborné/obchodní konference), Provádět hodnocení výkonnosti dodavatelů nebo zákazníků, průzkumy spokojenosti a jiné průzkumy dodavatelů, a pokud je vyžadováno sdílení Vašich OÚ (bod 4.3výše), Poskytování ochranných služeb, včetně poskytování prostřednictvím report v rámci IT služeb a nástrojů, kde jsou zákazníkům zpřístupněny informace o poskytované službě.
5.1.13	Spolupráce při žádosti podané v rámci jakéhokoli aktuálního nebo potenciálního řízení nebo šetření veřejného nebo soudního orgánu	Správa žádostí obdržených od orgánů veřejné nebo soudní moci, např. o zabavení vašich peněz během exekučního řízení, Řešení právních sporů mezi Vámi a jinými subjekty, včetně pracovních úrazů.
5.1.14	Prověřování zaměstnanců	Ověřování spolehlivosti, vetting.

 

5.2 Zákonné základy zpracování

V závislosti na činnosti zpracování se při zpracování Vašich OÚ opíráme o následující zákonné základy:

#	Zákonné základy zpracování	Příklady
5.2.1	Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy.	Pro účely uvedené v bodě 5.1.1.
5.2.2	Zpracování je nezbytné pro plnění právní povinnosti z pohledu Vašeho zaměstnavatele	Pro účely uvedené v bodech 5.1.9, 5.1.13 jako jsou:  Ohlašovací povinnosti související s daněmi. Plnění požadavků na bezpečnost a ochranu zdraví. Správa žádostí obdržených od orgánů veřejné nebo soudní moci. Řešení právních sporů.
5.2.3	Zpracování je nezbytné k ochraně Vašich životně důležitých zájmů nebo zájmů jiné osoby	Pro účely záchrany Vašeho života v případě nouze k poskytnutí okamžitého ošetření (když potřebujeme zavolat pohotovost).
5.2.4	Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu	Pouze za účelem splnění konkrétního úkolu ve veřejném zájmu, který je stanoven zákonem (např. pro účely veřejného zdraví). O každé takové události budete informováni předtím, než dojde ke zpracování.
5.2.5	Zpracování je možné na základě souhlasu, který jste nám udělili nebo v budoucnu čas od času Vás o něj požádáme (např. pokud to vyžaduje zákon nebo v některých případech s ohledem na zvláštní kategorie osobních údajů)	Například fotografie pro marketingové a propagační účely. Pokud se při zpracování Vašich OÚ spoléháme na Váš souhlas, máte právo jej kdykoli odvolat. Upozorňujeme však, že to nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu.
5.2.6	Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sledujeme my nebo třetí strana, včetně oprávněných zájmů subjektů ze skupiny Securitas.	Pro účely našeho zpracování OÚ, jak je popsáno výše (v bodě 5.1), a pouze pokud je zpracování nezbytné pro dosažení tohoto účelu.

 

5.3 Jak dlouho Vaše údaje zpracováváme?

Vaše OÚ uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny, a ne déle, než nám dovoluje zákon. Veškeré OÚ jsou uchovávány v souladu s našimi interními pravidly.

6 S kým sdílíme Vaše osobní údaje?

Společnost Securitas bude sdílet Vaše OÚ pouze s těmi, kteří k tomu mají zákonný důvod, včetně oprávněného zájmu. Pokaždé, když budeme sdílet Vaše OÚ, zajistíme, aby byly OÚ použity způsobem, který je v souladu s těmito Pravidly, a s ohledem na kategorii OÚ.

Poskytovatelé služeb a subdodavatelé: Vaše OÚ budou zpracovávat naši poskytovatelé služeb nebo subdodavatelé (včetně poskytovatelů služeb ukládání dat, technické podpory a služby údržby) na základě pokynů společnosti Securitas. Všichni poskytovatelé služeb a subdodavatelé vystupují jako zpracovatelé OÚ společnosti Securitas a na základě smluvních ujednání mohou zpracovávat OÚ pouze pro účely uvedené výše. Zpracovatel OÚ (poskytovatel služeb nebo subdodavatel) a osoby jednající na základě pokynů zpracovatele navíc nebudou mít přístup k většímu množství OÚ, než je nutné pro výkon služby, na kterou se vztahuje smlouva se společností Securitas. 

Skupina Securitas: Vaše OÚ mohou být zpracovávány společnostmi ve skupině Securitas, které poskytují služby společnosti SECURITAS ČR s.r.o. v souvislosti s našimi běžnými interními službami, jako je IT podpora, řízení a správa. V takovém případě členové skupiny Securitas vystupují jako zpracovatel OÚ Securitas, společný správce se společností Securitas nebo jako samostatný správce OÚ. Zpracovatel nebo společný správce může zpracovávat OÚ pouze v rámci účelů nebo pokynů, které mu společnost Securitas pro zpracování poskytla, a zpracovávat OÚ pouze pro výše uvedené účely. Zpracovatel OÚ a osoby jednající na základě pokynů zpracovatele navíc nebudou mít přístup k většímu množství OÚ, než je nezbytné pro výkon služby, na kterou se vztahuje smlouva se společností Securitas.

Vaše OÚ mohou být například sdíleny v rámci subjektů skupiny Securitas pouze tehdy, pokud k tomu existuje zákonný důvod, včetně oprávněných zájmů uvedených v bodě 5.2 výše. 

Orgány veřejné moci: Společnost Securitas sdílí Vaše OÚ s orgány veřejné moci (jako je policie, finanční úřad nebo jiné orgány) v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci (jako jsou regulační orgány, orgány činné v trestním řízení a organizace národní bezpečnosti), jakož i za účelem správy a obhajoby právních nároků. Orgány veřejné moci, které obdrží Vaše OÚ, budou při takovém zpracování správcem, což znamená, že to není společnost Securitas, kdo řídí způsob zpracování Vašich OÚ, pokud jsou sdíleny s orgánem veřejné moci. Pokud jsou tedy Vaše OÚ sdíleny s úřady, tato Pravidla se na toto následné zpracování nevztahují.

Další třetí strany: Vaše OÚ můžeme také sdílet s dalšími třetími stranami, které vystupují jako samostatní správci OÚ (tj. nejsou námi pověřeny). Například v případech, kdy je to nezbytné pro správu a obhajobu právních nároků, sdílíme OÚ s právními poradci, které jsme si najali, nebo pokud nám to ukládá zákon. Obvykle je právní poradce při poskytování právního poradenství a služeb odpovědný za vlastní zpracování OÚ (správce). Dalšími příklady samostatných správců OÚ, kterým můžeme Vaše OÚ předat, jsou: poskytovatelé penzijního připojištění, poskytovatelé dávek, účetní firmy, externí poradci nebo auditoři nebo naši zákazníci, a to pouze v případě potřeby.

7 Kde zpracováváme vaše osobní údaje?

Abychom Vám mohli poskytovat služby, zpracováváme my nebo partner, který zpracovává OÚ naším jménem, Vaše OÚ především v rámci EU/EHP. Se všemi našimi partnery uzavíráme dohody o důvěrnosti a zpracování OÚ, abychom zajistili, že dodržují vysokou úroveň důvěrnosti, zákony na ochranu OÚ a osvědčené postupy v oblasti ochrany soukromí a bezpečnostních standardů.

Nicméně některé služby jsou prováděny subdodavateli ve třetích zemích. Abychom zajistili dostatečnou ochranu Vašich OÚ mimo EU/EHP, zajistili jsme, že jsou zavedeny vhodné záruky, včetně standardních smluvních doložek EU (SCC) nebo závazných podnikových pravidel (BCR), které zajišťují v podstatě rovnocennou úroveň ochrany Vašich OÚ. Pro další informace nás prosím kontaktujte.

8 Jak chráníme Vaše osobní údaje?

Společnost Securitas přijímá vhodná technická a organizační opatření k ochraně Vašich OÚ. Společnost Securitas neustále pracuje na ochraně Vašich OÚ před náhodným nebo nezákonným zničením, ztrátou nebo pozměněním, neoprávněným zveřejněním nebo neoprávněným přístupem k OÚ, které společnost Securitas předává, uchovává nebo jinak zpracovává.

9 Vaše práva

Respektujeme vaši integritu a Vaše práva vyplývající z právních předpisů týkajících se zpracování OÚ. Chcete-li uplatnit svá práva, neváhejte se obrátit na místní subjekt Securitas (kontakty jsou uvedeny níže v bodě 10). Máme právo vyžádat si doplňující informace, abychom potvrdili Vaši totožnost a ujistili se, že žádost pochází od Vás, a to ještě předtím, než Vaši žádost vyřídíme.

Máte následující práva, která můžete uplatnit v závislosti na kontextu:

9.1 Právo na přístup

Máte právo kdykoli bezplatně získat přístup ke svým OÚ a vyžádat si kopii OÚ, které o Vás společnost Securitas shromažďuje. Náš soubor s Vašimi OÚ vám bude obvykle zpřístupněn bezpečnými prostředky do 30 dnů. V případě složitých žádostí je možné prodloužení.

V případě, že Vám společnost Securitas nebude moci umožnit přístup k OÚ, které o Vás uchovává (například pokud by to nepřiměřeně zasáhlo do soukromí někoho jiného nebo by to vážně ohrozilo něčí život, zdraví nebo bezpečnost), budeme Vás o tom do 30 dnů informovat. 

Vezměte prosím na vědomí, že společnost Securitas může v omezeném počtu případů za poskytnutí přístupu k Vašim OÚ účtovat administrativní poplatek. Pokud požádáte o kopii svých OÚ elektronickými prostředky, pak Vám společnost Securitas poskytne kopii Vašich OÚ v elektronické podobě, pokud nás nepožádáte o jiný způsob předání.

9.2 Právo na opravu

Vždy máte právo požadovat opravu nesprávných OÚ nebo doplnění neúplných OÚ.

9.3 Právo na výmaz (“právo být zapomenut”)

Můžete požádat o vymazání svých OÚ ze systémů společnosti Securitas. Žádosti o vymazání Vašich OÚ nelze vždy vyhovět z důvodu smluvních nebo zákonných povinností. Společnost Securitas tyto povinnosti zohlední při řešení Vaší žádosti.

9.4 Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich OÚ, protože zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu společnosti Securitas. Zpracování zastavíme, pokud neprokážeme, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování nebo pro uplatnění právních nároků.

9.5 Právo na omezení zpracování

V určitých případech máte právo požádat o omezení zpracování svých OÚ. Společnost Securitas bude Vaše OÚ nadále uchovávat, ale omezí jejich použití. 

9.6 Právo na přenositelnost údajů (právo na přenos Vašich OÚ k jiné společnosti)

Pokud je naše právo zpracovávat Vaše OÚ založeno buď na vašem souhlasu, nebo na plnění smlouvy s Vámi, máte právo, pokud zpracování probíhá automaticky, získat kopii OÚ, které se Vás týkají a které jste nám sami poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném digitálním formátu, a předat je jinému správci OÚ, aniž bychom tomu bránili. Dále máte právo požadovat, aby tyto OÚ byly předány přímo od nás jinému správci OÚ, pokud je to pro nás technicky proveditelné.

9.7 Právo podat stížnost

Vždy máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu OÚ, pokud máte námitky proti našemu zpracování Vašich OÚ.

Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,

E-mail: posta@uoou.cz.

10 Kontakt

SECURITAS ČR s.r.o., se sídlem Kateřinská 466/40,120 00 Praha 2 – Nové Město,

E-mail: management@securitas.cz, Pověřenec pro ochranu OÚ: DPO@securitas.cz.

11 Změny těchto Pravidel

Vyhrazujeme si právo změnit tato Pravidla. Pokud provedeme jakékoli významné změny těchto Pravidel, oznámíme Vám to kromě aktualizace Pravidel vhodným způsobem, například vyvěšením oznámení na webové stránky www.securitas.cz nebo přímou komunikací s Vámi. Vezměte prosím na vědomí, že čistě redakční nebo podobné drobné změny nebudou důvodem k podání konkrétní informace.

 

Tato Pravidla jsou účinná od 1. 9. 2023.